Regnskap for sameie og borettslag: Komplett guide

Lurer du på hvorfor felleskostnadene plutselig økte? Eller hvorfor det aldri ser ut til å være penger til det nye taket alle snakker om? Svaret ligger ofte i regnskapet. God økonomistyring er ryggraden i ethvert velfungerende sameie og borettslag. Regnskap for sameie og borettslag handler ikke bare om å føre opp tall. Dere skal sikre at boligene og nabolaget blir godt ivaretatt, både nå og i fremtiden. Og da må dere ha kontroll på økonomien.

Du har derfor et viktig ansvar som styremedlem. Ikke bare må styret passe på at regningen blir betalt, men også at pengene brukes fornuftig. Og da trenger dere et ryddig og oversiktlig regnskap og et godt budsjett. Kontroll på regnskapsføringen er helt nødvendig for at dere skal kunne ta smarte beslutninger og skape tillit blant beboerne.

Vi har laget en komplett guide til regnskapsføring for sameie og borettslag for å gjøre jobben enklere for dere. Her kan dere lese om alt fra grunnleggende regnskapsprinsipper til smarte, digitale løsninger som kan spare dere for tid og hodebry.

Dette må dere vite om regnskap for sameier og borettslag

Selv om sameier og borettslag har mye til felles, så er det også noen store forskjeller. Hver beboer eier sin egen seksjon i sameier. Regnskapet fokuserer derfor hovedsakelig på felles utgifter og inntekter. Regnskapsføring for sameier er ofte relativt enkelt. I et borettslag, derimot, eier beboerne en andel i laget. Det gir dem borett. Regnskap for borettslag er mer omfattende og inkluderer ofte flere poster, for eksempel felles lån og avskrivninger på bygninger. 

Regnskap og regnskapsplikt – hvilke regler gjelder for sameie og borettslag?

Alle borettslag er regnskapspliktige etter regnskapsloven. Alle sameier må føre regnskap, uansett størrelse. Sameier som består av 9-20 seksjoner skal registreres i foretaksregisteret. Dersom sameiet består av 21 eller flere seksjoner, må dere også levere inn årsregnskap og ha revisor.

Små sameier på ni eller færre seksjoner velger selv om de ønsker å registrere seg i foretaksregisteret. De må også følge loven om eierseksjon, akkurat som større sameier. Dere må uansett sørge for at regnskapet føres i tråd med gjeldende lover og forskrifter. Det kan være lurt å snakke med en regnskapsfører eller revisor hvis dere er usikre.

Husk at regelverket kan endre seg! Dere bør derfor holde dere oppdatert på siste nytt og aktuelle temaer innen regnskapsføring.

Årsregnskap og årsrapport

Regnskapspliktige sameier og alle borettslag må levere inn årsregnskap. De må også utarbeide en årsrapport. Årsregnskapet består av resultatregnskap, balanse og noter. Det viser den økonomiske situasjonen og resultatet for året som har gått. Årsrapporten gir en oversikt over viktige hendelser i året som har gått, planer for fremtiden og annen relevant informasjon om driften av boligfellesskapet. 

Disse dokumentene er viktige verktøy for å informere beboerne og for å ta beslutninger om fremtidige budsjetter og vedlikehold. De skal presenteres på årsmøtet eller generalforsamlingen for godkjenning. Årsregnskapet må sendes inn til Regnskapsregisteret i Brønnøysund innen 31. juli året etter regnskapsåret. Dere må overholde fristen for å unngå forsinkelsesgebyr.

Revisjonsplikt for alle borettslag

Revisjonspliktige borettslag og sameier må levere inn et revidert årsregnskap. Det vil si at borettslaget eller sameiet må få regnskapet revidert av en godkjent revisor, slik at alle beboere kan stole på at økonomien blir forvaltet på en forsvarlig måte. Mindre sameier kan velge bort revisjon hvis de ønsker det. Mange velger likevel å få regnskapet revidert for å sikre kvaliteten og skape tillit blant beboerne. 

Men alle borettslag må ha en eller flere revisorer – uansett størrelse – ifølge borettslagsloven § 9-1. Revisjon innebærer at en uavhengig revisor går gjennom regnskapet og kontrollerer at alt er ført korrekt og i henhold til lover og regler. Revisor ser nøye etter eventuelle feil eller mangler. Det inkluderer blant annet å sjekke at inntekter og utgifter er korrekt bokført og at balansen stemmer.

Revisoren vurderer også boligselskapets interne kontrollrutiner og kan komme med anbefalinger til forbedringer. Deretter avgir revisoren en revisjonsberetning som legges fram sammen med årsregnskapet. En revisjonsberetning er en uavhengig vurdering av årsregnskapet og beskriver arbeidet som revisoren har utført.

Begynn med å sette opp et budsjett for sameiet eller borettslaget

Et godt budsjett gir dere oversikt og kontroll over økonomien. Budsjettet hjelper dere å planlegge både kjente utgifter og uventede overraskelser. Dere kan dermed ta gode avgjørelser om alt fra vedlikehold til felleskostnader. Her har dere noen tips til hvordan dere setter opp budsjettet:

• Begynn i god tid og se på tidligere regnskap for å få et realistisk bilde av inntekter og utgifter.
• Tenk langsiktig. Inkluder daglige driftskostnader og sparing til fremtidige vedlikeholdsbehov.
• Det er bedre å være litt forsiktig enn overoptimistisk når dere setter opp budsjettet.
• Få innspill fra ulike styremedlemmer og eventuelt andre beboere med relevant kompetanse.
• Sett av buffer til uforutsette utgifter. Det dukker alltid opp noe!
• Ta høyde for mulige økninger i faste kostnader som strøm, forsikring og kommunale avgifter.
• Pass at budsjettet går i balanse – aller helst med et lite overskudd.

Et budsjett er ikke noe dere lager én gang, bare for å glemme det. Dere bør ta en regelmessig gjennomgang og sammenligne det med faktiske tall. Da kan dere oppdage avvik tidligere og justere ved behov. Vær også forberedt på å justere budsjettet om det oppstår uventede situasjoner. Kanskje dere må fremskynde et vedlikeholdsprosjekt, for eksempel?

Ta kontroll over inntekter og utgifter

Felleskostnader er som regel den største – og ofte den eneste – inntektskilden for et sameie eller borettslag. Alle beboere betaler inn disse pengene for å dekke utgifter som gjelder hele bygget eller området. Dette kan være alt fra strøm i fellesarealer til vedlikehold av heisen. Det ville ellers vært vanskelig å holde bygningen i god stand eller betale for felles tjenester uten felleskostnadene.

Mange borettslag har fellesgjeld og utgjør en viktig del av regnskapet. Renter og fradrag på fellesgjelden er en løpende kostnad som må dekkes gjennom felleskostnadene. En del av felleskostnadene blir også satt til siden for fremtidige vedlikeholdskostnader. Dermed kan dere være trygge på at dere har penger når det er tid for større oppussinger eller reparasjoner. 

Men hvordan bestemmer man hvor mye hver enkelt boenhet skal betale i felleskostnader? Jo, i et borettslag bruker man ofte noe som kalles en fordelingsnøkkel. Det er en slags matematisk formel som bestemmer hvor mye hver boenhet skal betale. Fordelingsnøkkelen er vanligvis basert på verdien av boenheten.

Fellesbrøk

Fellesutgifter for sameie fordeles etter sameiebrøken. Sameiebrøken er rett og slett et tall som viser hvor stor andel av sameiet hver seksjonseier har. Den representerer din “økonomiske interesse” i eiendommen. Jo større brøk, jo større andel av felleskostnadene må du betale – men du får også en tilsvarende større andel av verdiene i sameiet.

Sameiebrøken baseres som regel på areal, men annet kan også spille inn. Det finnes ingen fastsatt regel for hvordan dere skal gjøre det. Den må likevel være rimelig og rettferdig. Sameiebrøken bestemmes når eiendommen seksjoneres, altså når den deles opp i separate boenheter. Den som eier eiendommen på dette tidspunktet bestemmer brøken for hver seksjon.

I de fleste tilfeller gir sameiebrøken en rimelig fordeling av kostnadene. Men hvis du mener at fordelingen er urettferdig – for eksempel hvis to like store leiligheter har veldig forskjellig brøk – så er det mulig å klage. I ekstreme tilfeller kan en domstol vurdere om fordelingen er urimelig.

Hvordan føre regnskap for sameie og borettslag

Dere trenger først og fremst et godt regnskapsprogram for å føre regnskap for borettslag og sameie. Bokføring og andre regnskapsoppgaver blir nemlig mye enklere, bare dere har de rette verktøyene og gode rutiner. Dere bør se etter følgende funksjoner når dere skal velge regnskapsprogram til borettslag og sameie:

• Enkel fakturering av felleskostnader
• Automatisk utsendelse av felleskostnader
• Automatisk bokføring av innbetalinger
• Mulighet for elektronisk bilagsføring
• Gode rapporteringsmuligheter
• Integrasjon med banken for enkel avstemming

God brukervennlighet og kundeservice er også viktig. Et regnskapsprogram som er enkelt å bruke vil spare dere for mye tid og frustrasjon. Husk at flere personer i styret kanskje skal bruke systemet. Det bør være intuitivt og brukervennlig for alle. Mange regnskapsførere har egne regnskapsprogram som de foretrekker å bruke. Derfor får dere mest sannsynlig anbefalinger fra regnskapsføreren eller forretningsføreren om hvilket program dere bør velge.

Disse programmene er ofte skybaserte, noe som betyr at styremedlemmer – og regnskapsføreren – kan få tilgang til informasjonen hvor som helst og når som helst. Det gjør det enklere å samarbeide og holde oversikt, selv i en travel hverdag. Mange av dem kan også integreres med andre systemer som borettslaget bruker.

Bokføring og dokumentasjon

Alle sameier må som sagt føre regnskap, enten de er regnskapspliktige eller ikke. Det vil si at hvert bilag (kvittering, faktura og så videre må registreres i regnskapsprogrammet. Dette kalles også bokføring. Her er det viktig at dere lager gode rutiner, slik at dere ikke mister dokumentasjon eller plutselig blir sittende med mange bilag som ikke er bokført.

• Registrer bilag fortløpende for å unngå opphopning
• Sørg for at alle bilag er leselige og inneholder nødvendig informasjon
• Bruk riktig kontonummer for hver transaksjon
• Oppbevar bilag på en trygg og organisert måte

Moderne regnskapsprogrammer lar deg automatisere regnskapsoppgaver som ellers ville tatt mye tid:

• Automatisk bokføring av faste inntekter og utgifter
• Kunstig intelligens som foreslår riktig kontering av bilag
• Automatiske purringer på ubetalte felleskostnader
• Varsling om avvik fra budsjett

Styret kan frigjøre tid og redusere risikoen for feil ved å automatisere regnskapsoppgaver på den måten. Men husk at teknologien bare er et verktøy. Det er viktig at noen andre går over informasjonen og sjekker at alt er riktig. Selv de smarteste systemene kan gjøre feil eller overse viktige detaljer som krever menneskelig vurdering.

Regnskapsfører, forretningsfører eller føre eget regnskap?

Regnskapsprogrammer gjør det enkelt for mindre sameier og borettslag å føre regnskap selv. Programmene gjør det også enklere å samarbeide med en ekstern regnskapsfører. Dere kan for eksempel gjøre alt selv, men få regnskapsføreren til å sjekke at alt er korrekt på slutten av året. Alternativt kan dere sende ut fakturaer og laste opp kvitteringer selv, og la regnskapsføreren ta seg av bokføringen.

Det er både fordeler og ulemper ved å føre regnskap selv. Styret får bedre innsikt i økonomien og dere sparer penger. Men det krever tid, kunnskap og nøyaktighet. Dere bør vurdere om styret har den nødvendige kompetansen og kapasiteten til å påta seg denne oppgaven.

En profesjonell regnskapsfører tilbyr flere tjenester som gjør hverdagen enklere for styremedlemmene. Disse tjenestene kan inkludere løpende regnskapsføring, utarbeide årsregnskap, sette opp budsjett og rådgivning. Styret kan i tillegg føle seg trygge på at regnskapet føres i henhold til gjeldende lover og regler.

Mange borettslag velger å engasjere en forretningsfører som tar seg av både regnskapsføring og andre administrative oppgaver. En forretningsfører er en slags blanding av regnskapsfører og daglig leder. Han eller hun kan håndtere alt fra innkreving av felleskostnader til budsjettering og økonomisk rådgivning. Forretningsfører kan være en god løsning for større borettslag.

Det er viktig å velge rett person til jobben, enten dere ser etter regnskapsfører, forretningsfører eller revisor. Se etter noen med erfaring fra enten sameier eller borettslag. Be gjerne om referanser og sjekk at vedkommende har alle de nødvendige godkjenningene. Vi anbefaler at dere finner noen som kan forklare kompliserte økonomiske spørsmål på en forståelig måte for både styret og beboerne.

Konklusjon: Dette må du vite for å føre regnskap for sameie og borettslag

God regnskapsføring handler om mer enn å bare sortere tall i kolonner. Dere skaper et solid fundament for gode, økonomiske avgjørelser og langsiktig planlegging. Et ryddig budsjett og regnskap er som et kart over boligselskapets økonomi. Det viser hvor dere har vært, hvor dere er og hvor dere er på vei. Dermed kan dere ta kontroll over tallene før dere havner i økonomiske vansker.

Det er uansett viktig å ha de rette verktøyene for hånden, enten dere vil føre regnskap selv eller benytte dere av regnskapsfører eller forretningsfører. Moderne regnskapsprogrammer kan være som en smart assistent som tar seg av mange av de kjedelige oppgavene. Dermed kan dere frigjøre mye tid, samtidig som sjansen for å gjøre feil blir mindre.

Ikke nøl med å kontakte en regnskapsfører om dere vil sette vekk hele eller deler av regnskapet. Og husk at alle borettslag er revisjonspliktige og trenger derfor revisor. Lykke til!